PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP DI RECORD CENTER BADAN NASIONAL PENCARIAN DAN PERTOLONGAN (BASARNAS)

Penelitian ini bertujuan untuk memperoleh gambaran dan memahami bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip di record center, Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan. Kegiatan yang diteliti dalam penelitian ini adalah pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis Basarnas ke ANRI. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Teknik analisis data dilakukan dengan cara reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan dan verifikasi. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah wawancara yang dilakukan terhadap enam orang key informant yang dipilih menggunakan pedoman wawancara. Kemudian observasi dengan pengamatan secara langsung ke record center Basarnas menggunakan pedoman observasi dan telaah dokumen menggunakan pedoman telaah dokumen. Temuan-temuan yang didapat setelah melakukan penelitian dikemukakan per kegiatan penyusutan arsip yang diteliti sebagai berikut, pertama, pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Masih terdapat unit pengolah yang belum melakukan pemindahan secara rutin setiap 6 bulan sekali. Hal tersebut dapat terjadi karena pengelolaan arsip di unit pengolah belum dilaksanakan secara maksimal sehingga masih terdapat arsip kacau yang belum diberkaskan. Kedua, pemusnahan arsip. Kegiatan pemusnahan arsip sudah dilaksanakan dengan baik. Basarnas bekerja sama dengan pihak ke 3 untuk proses pemusnahan arsip dengan cara pulping menjadi bubur kertas. Ketiga, penyerahan arsip statis Basarnas ke ANRI. Basarnas telah menyerahkan arsip statisnya ke ANRI 1 kali di Tahun 2023 ini dan arsip yang diserahkan baru arsip produk hukum, padahal dilihat di Jadwal Retensi Arsip terdapat beberapa arsip yang berketerangan permanen. Hal tersebut dikarenakan kegiatan kearsipan di Basarnas baru efektif dilaksanakan pada Tahun 2018, sehingga arsip-arsip di bawah Tahun 2018 belum terkelola dengan baik dan yang dapat dikelola hanya rata-rata berupa arsip duplikasi. Dari hasil penelitian yang telah dikemukakan di atas, dapat diberikan saran sebagai berikut, pertama penggalakan kembali sosialisasi Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan Nomor: PED-12 Tahun 2021 agar arsiparis lebih memahami bagaimana prosedur penyusutan arsip kemudian pemberiaan reward bagi unit pengolah yang telah mengelola arsipnya dengan baik sehingga mendukung kegiatan penyusutan arsip dapat maksimal dilaksanakan.