Pelaksanaan Pemeliharaan Arsip Inaktif di Badan Karanina Indonesia

Pemeliharaan arsip inaktif adalah upaya menjaga arsip inaktif dari ancaman kerusakan maupun kehilangan fisik dan informasi arsip dengan berusaha melindungi arsip sesuai fungsinya sebagai pusat pikiran utama organisasi dengan informasinya. Penelitian bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis pelaksanaan pemeliharaan arsip inaktif di Badan Karantina Indonesia yang meliputi 2 aspek, yaitu penataan arsip inaktif dan penyimpanan arsip inaktif. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan pemeliharaan arsip inaktif di Badan Karantina Indonesia sudah dilaksanakan dengan cukup baik. Dibuktikan dari segenap pegawai yang berperan turut mengupayakan tetap berjalannya kegiatan pemeliharaan dengan kondisi yang belum optimal. Tetapi perlu banyak peningkatan dan perbaikan juga. Hal tersebut dikarenakan masih ditemui kendala pada penataan arsip inaktif yang belum terlaksana sesuai standar kearsipan dengan sumber daya manusia yang terbatas. Adapun, penyimpanan arsip inaktif juga terkendala pada prasarana kearsipan yaitu record center yang belum memenuhi standar kearsipan seperti keterbatasan kapasitas ruang simpan dan kontrol lingkungan yang belum sepenuhnya terpenuhi. Lalu, pada sarana kearsipan meliputi sarana penyimpanan serta sarana keamanan dan keselamatan. Sarana penyimpanan belum adanya keseragaman dalam penggunaan folder juga kurang lengkap informasi pada label, sedangkan untuk sarana keamanan dan keselamatan belum diterapkan kontrol akses sesuai petugas yang berwenang. Dengan demikian, upaya pengoptimalan yang dapat disarankan oleh peneliti seputar pelaksanaan pemeliharaan arsip inaktif di Badan Karantina Indonesia meliputi a) Meningkatkan penggunaan folder dengan keseragaman pelabelan informasi yang lengkap, b) Penyusunan daftar arsip tematik dan daftar arsip inaktif secara tertib dan konsisten dalam pembaharuan, serta c) Revaluasi kebutuhan prasarana dan sarana penyimpanan