Optimalisasi Keamanan Pada Pengelolaan Arsip Vital Registrasi Beacon di Direktorat Sistem Komunikasi (Basarnas)

Arsip Vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi prasyarat dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Direktorat Sistem Komunikasi dapat menciptakan Arsip Vital bagi BASARNAS berupa sertifikat registrasi Beacon. Sertifikat registrasi Beacon sangat penting karena merupakan bukti validasi kode Beacon yang telah diregistrasikan, digunakan sebagai syarat laik operasi pada moda transportasi. Oleh karena itu, Sertifikat registrasi Beacon termasuk Arsip Vital yang dimiliki BASARNAS yang perlu diperhatikan penyimpanannya. Fasilitas penyimpanan Arsip Vital belum memenuhi standar penyimpanan Arsip Vital karena masih menggunakan lemari kayu dan tidak memiliki keamanan serta perlindungan dari ancaman kerusakan dan bencana. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui sejauh mana Optimalisasi Keamanan pada Pengelolaan Arsip Vital Registrasi Beacon di Direktorat Sistem Komunikasi BASARNAS ditinjau dari Pengelolaan Arsip Vital, serta Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa Pengelolaan Arsip Vital, Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital belum seluruhnya optimal, karena masih menggunakan lemari kayu dan ordner pada sarana penyimpanan serta minimnya sarana dan prasarana keamanan ruang arsip. Penulis menyarankan agar Direktorat Sistem Komunikasi memindahkan penempatan arsip dari ordner ke dalam boks arsip menggunakan folder agar arsip tidak berkarat karena korosi besi. Perlu pengadaan sarana penyimpanan arsip karena Arsip Vital perlu disimpan pada lemari besi tahan api seperti lemari filling cabinet atau Roll O’pack. Sistem pengamanan perlu ditingkatkan dengan memasang kamera CCTV. Perlu ada jadwal perawatan rutin membersihkan arsip dari debu dan pengadaan alat pembersih udara. Rekomendasi ini bertujuan untuk memastikan pelestarian dan integritas Arsip Vital bagi kelangsungan operasional BASARNAS.