Pengelolaan Arsip Aktif melalui Digitalisasi di Bagian Arsip Sekretariat Jenderal DPR RI

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip aktif melalui digitalisasi di Bagian Arsip Sekretariat Jenderal DPR RI berdasarkan teori Life Cycle of Records yang mencakup aspek penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif melalui teknik pengumpulan data berupa wawancara, observasi, dan telaah dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip aktif melalui digitalisasi telah diterapkan, namun belum berjalan secara optimal. Pada aspek penciptaan, (1) Penerimaan dan penciptaan arsip telah dilakukan secara digital melalui aplikasi SRIKANDI sesuai ketentuan tata naskah dinas elektronik, tetapi implementasinya masih bersifat hybrid. (2) Pertimbangan sebelum penciptaan dilakukan dengan seleksi arsip sesuai nilai guna, frekuensi dan kondisi arsip, tetapi masih ditemukan ketidaklengkapan fisik dan informasi arsip. (3) Sistem klasifikasi dan kode arsip mengacu pada kebijakan Klasifikasi Arsip serta Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis, namun pemahaman pegawai masih kurang dalam menentukan klasifikasi arsip. Pada aspek pemeliharaan dan penggunaan, (1) Penyimpanan arsip digital telah memanfaatkan cloud dan server, namun belum terdapat standar penamaan dan pengelompokan arsip, serta sistem penyimpanan yang terintegrasi. (2) Pemindahan arsip dilakukan secara berjenjang, namun masih dilakukan konvensional. (3) Sistem temu balik arsip memerlukan waktu lebih dari standar lima menit karena daftar arsip tidak terintegrasi. (4) Perlindungan dan keamanan arsip dilakukan melalui backup data, firewall, watermark dan E-sign, tetapi pelaksanaannya masih terkendala oleh keterbatasan scanner yang sesuai dengan bentuk arsip yang akan didigitalisasi. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut diperlukan: (1) Penyusunan dan penerapan kebijakan serta SOP pengelolaan arsip elektronik secara kolaboratif dengan melibatkan arsiparis, pejabat struktural, tenaga ahli teknologi informasi dan ANRI; (2) Peningkatan kapasitas SDM melalui pelatihan teknis dan sosialisasi berkala mengenai digitalisasi arsip; dan (3) Mengintegrasikan daftar arsip aktif sebagai sarana temu balik arsip ke dalam satu platform terpusat untuk mendukung efisiensi layanan informasi.