Pengelolaan Arsip Aktif di Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa (ULP) RSUP Persahabatan

Penelitian ini berjudul ”Pengelolaan Arsip Aktif di Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa (ULP) RSUP Persahabatan. Permasalahan yang sering muncul adalah seringnya terjadi temuan oleh tim pemeriksa kinerja pemerintah yang disebabkan karena arsip yang dibutuhkan tidak utuh dan lengkap. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip aktif di Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa (ULP) RSUP Persahabatan. Metode Penelitian yang digunakan adalah metode deskriftif dengan pendekatan kualitatif. Metode pengumpulan data yang dilakukan yaitu telaah dokumen, observasi dan wawancara. Penelitian ini menggunakan teori yang bersumber dari Peraturan dan perundangundangan maupun teori-teori yang meliputi kegiatan penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip aktif. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pengelola arsip aktif di Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa (ULP) RSUP Persahabatan telah dilaksanakan, namun masih ditemukan beberapa kekurangan pada aspek penciptaan sub aspek klasifikasi arsip, aspek penggunaan sub aspek akses dan layanan peminjaman, akses pemeliharaan sub aspek pemberkasan dan penyimpanan. Hal ini dapat dilihat sebagai berikut: 1. Pada kegiatan klasifikasi arsip petugas dalam penomoran kode kualifikasi kurang tepat. 2. Prosedur akses layanan belum dilaksankan dengan baik, penyajian arsip untuk kepentingan pengguna internal belum berdasarkan sistem klasifikasi arsip dan keamanan akses. Sub aspek akses pada pelaksanaanya ULP belum menerapkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Kesehatan sehingga tidak ada batasan siapa saja yang berhak mengakses arsip 3. Sub Aspek Layanan arsip proses peminjaman berjalan namun belum sesuai dengan prosedur peminjaman. Proses peminjaman tidak menggunakan nota dinas dan formulir peminjaman sehingga arsip beresiko hilang karena proses peminjaman hanya melalui lisan 4. Sub aspek pemberkasan belum berjalan dengan baik. Arsip belum diberkaskan dan diklasifikasi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 5. Sub aspek penyimpanan arsip aktif, cukup berjalan dengan baik dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem desentralisasi dimana masing-masing unit kerja menyimpan arsipnya sendiri. Sarana dan prasaran penyimpanan arsip aktif belum terdukung, jumlah lemari arsip dan filling cabinet masih kurang bila dibandingkan dengan jumlah arsip yang harus disimpan. Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis menyarankan beberapa hal sebagai berikut: 1. Agar dilakukan sosialisasi terkait tata naskah dinas serta pengkodean klasifikasi surat. 2. Agar membuat dan menerapkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD). 3. Agar dilakukan pemberkasan arsip aktif sesuai dengan ketentuan pada Peraturan Keputusan Menteri Kesehatan 4. Agar ULP membuat daftar berkas arsip dan daftar isi berkas arsip serta melaporkan setiap 6 (enam) bulan sekali kepada Unit Kearsipan sesuai dengan ketentuan. 5. Perlu dilakukan pelatihan teknis mengenai pengelolaan arsip kepada petugas arsip ULP dan unit-unit pengolah arsip di RSUP Persahabatan dan petugas pengelola arsip tidak merangkap dengan pekerjaan lainnya.