Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Pusat Pengembangan Pengujian Obat dan Makanan Nasional-Badan POM

Pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Pusat Pengembangan Pengujian Obat dan Makanan Nasional (PPPOMN)-Badan POM. Penelitian ini ditinjau dari 4 aspek yaitu aspek penciptaan arsip, aspek penggunaan arsip, aspek pemeliharaan arsip dan aspek penyusutan arsip (pemindahan). Metode yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data melalui telaah dokumen, observasi dan wawancara. Adapun instrumen penelitiannya adalah pedoman telaah dokumen, pedoman observasi, dan pedoman wawancara. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis di PPPOMN-BPOM secara umum sudah berjalan dengan cukup baik. Berikut hasil kesimpulan dari keempat aspek penelitian yang dapat Penulis sampaikan yaitu: 1. Aspek penciptaan arsip terdiri dari pembuatan dan penerimaan arsip. untuk pembuatan dan penerimaan arsip sudah mengikuti ketentuan yang ada pada tata naskah dinas, klasifikasi arsip dan SKKAAD BPOM. Namun belum optimal dalam hal pengendalian arsip. 2. Aspek penggunaan arsip sudah mengacu pada sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis BPOM dengan menggunakan derajat keamanan untuk arsip-arsip yang bersifat biasa/terbuka, terbatas, rahasia dan sangat rahasia. Namun untuk akses arsip belum membuat daftar arsip aktif secara keseluruhan/belum berjalan dengan baik. 3. Aspek pemeliharaan arsip, secara garis besar pemeliharaan arsip dalam hal pemberkasan dan penataan arsip aktif belum dilakukan secara menyeluruh sesuai kaidah kearsipan. Surat masuk dan surat keluar masih disimpan terpisah dalam ordner. Untuk arsip yang tercipta secara elektronik dalam beberapa aplikasi juga belum tersedia menu pemberkasan secara elektronik. Sedangkan untuk pemberkasan dan penataan arsip inaktif sudah mulai berjalan dengan cukup baik. 4. Aspek penyusutan (pemindahan) arsip, telah dilakukan pemindahan arsip dengan baik yaitu arsip inaktif yang sudah habis masa simpan telah dipindahkan ke Biro Umum sebagai unit kearsipan BPOM. Berdasarkan kesimpulan diatas, Penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Aspek penciptaan arsip: PPPOMN agar lebih mengoptimalkan pengendalian naskah dinas perihal registrasi surat masuk dan surat keluar dimasing-masing bidang sehingga arsip yang masuk dan keluar tertelusur 2. Aspek penggunaan arsip: PPPOMN agar lebih mengoptimalkan penggunaan buku peminjaman arsip sehingga arsip tidak mudah hilang. Selain itu, agar lebih meningkatkan kembali pembuatan daftar arsip dinamis sesuai kaidah kearsipan dan peraturan perundang-undangan. 3. Aspek pemeliharaan arsip: PPPOMN agar mengoptimalkan pemeliharaan arsip dengan melakukan pemberkasan arsip dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sarana dan prasarana yang sesuai kaidah kerasipan sehingga arsip menjadi utuh dan tidak rusak. 4. Aspek penyusutan (pemindahan) arsip: PPPOMN agar lebih meningkatkan proses pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan sehingga arsip tidak menumpuk dan ruangan menjadi efektif dan efisien.