Penataan Arsip Inaktif di Records Center Pada Pusat Data dan Informasi Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan

Penataan arsip inaktif menjadi salah satu program kerja Pusat Data dan Informasi Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan (Basarnas). Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses penataan arsip inaktif di records center pada Pusat Data dan Informasi Basarnas. Penataan arsip inaktif yang sesuai peraturan dilakukan untuk menciptakan tertatanya fisik dan informasi arsip dari setiap kegiatan yang terlaksana, dan tersusunnya daftar arsip inaktif untuk memudahkan temu kembali Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengaturan fisik arsip pada penataan arsip inaktif di records center pada Pusat Data dan Informasi Basarnas sudah dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku, pengolahan informasi arsip pada penataan arsip inaktif di records center pada Pusat Data dan Informasi Basarnas belum menggunakan prosedur yang tepat karena Pusat Data dan Informasi belum memiliki formulir peminjaman arsip dan pengembalian arsip sehingga arsip yang keluar masuk untuk dipinjam dan dikembalikan tidak dicatat, dan penyusunan daftar arsip pada penataan arsip inaktif di records center pada Pusat Data dan Informasi Basarnas sudah sesuai dengan peraturan. Format daftar arsip inaktif sudah memuat informasi tentang pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip/berkas, kurun waktu, jumlah dan tingkat perkembangan, keterangan, nomor boks, lokasi simpan, jangka simpan dan nasib akhir, dan kategori arsip. Untuk pengaturan fisik arsip, sebaiknya Unit Kearsipan II melakukan sosialisasi terhadap arsiparis di Unit Pengolah sehingga menambah pengetahuan arsiparis pada Unit Pengolah. SOP peminjaman arsip dan pengembalian arsip Basarnas sebaiknya dilegalkan dan disosialisasikan agar tercipta keseragaman dalam prosedur peminjaman arsip dan pengembalian arsip. Penyusunan daftar arsip sebaiknya dilakukan secara rutin oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan II Pusat Data dan Informasi agar mensosialisasikan format daftar arsip inaktif di Unit Pengolah.