EVALUASI PENCIPTAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI LINGKUNGAN BIRO KEUANGAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

Pengelolaan arsip dinamis aktif di Lingkungan Biro Keuangan Sekretariat Jenderal KESDM belum sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral seperti dalam membuat konsep surat keluar masih belum sesuai dengan Tata Naskah Dinas, Format dan penulisan yang ada dalam Peraturan Menteri Energi Dan Sumber Daya Mineral Nomor 2 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral. Tujuan dari penelitian ini untuk mengevaluasi penciptaan arsip dinamis aktif serta menganalisis kendala yang di hadapi dalam penciptaan arsip dinamis aktif di lingkungan Biro Keuangan Sekretariat Jenderal Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Berdasarkan pada hasil penelitian diketahui bahwa kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif di lingkungan Biro Keuangan Sekretariat Jenderal KESDM mengacu pada Tata Naskah Dinas, Format ini meliputi nomor surat, tanggal, perihal, tujuan, sapaan awal, isi surat, penutup dll. Selanjutnya Pengendalian Naskah Dinas melibatkan penanganan naskah dinas masuk, yang meliputi penerimaan fisik, penggunaan formulir disposisi elektronik untuk mencatat tindak lanjut. Klasifikasi Arsip di Kementerian ESDM dibagi menjadi dua kategori: arsip dari fungsi substantif dan arsip dari fungsi fasilitatif. Dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis diatur oleh Keputusan Menteri ESDM Nomor 167.K/04/MEM/2020. Biro Keuangan menghadapi kendala terkait ketersediaan sumber daya dalam pengelolaan arsip. Untuk mengatasi kendala ini, diperlukan pelatihan dan peningkatan kompetensi pegawai terkait pengelolaan arsip, sehingga mereka dapat melakukan tugas penciptaan arsip dengan lebih efektif. Saran bagi instansi terkait, dalam penciptaan Arsip seharusnya menerapkan tata naskah dinas yang benar, klasifikasi arsip yang tepat, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses yang sesuai, Kementerian ESDM akan dapat menciptakan arsip surat dinas dengan konsistensi, kejelasan, keberlakuan, dan keamanan yang terjamin.