PENlLAIAN RISIKO TINGKAT KERUSAKAN ARSIP TERHADAP ARSIP STATIS BANK MANDIRI HASIL AKUISISI ANRI TAHUN 2018

Penilaian kerusakan arsip kertas merupakan suatu kegiatan penilaian terhadap kondisi kerusakan arsip (jenis dan tingkat kerusakan) serta faktorfaktor ancaman risiko yang dapat menimbulkan kerusakan baik yang berasal lingkungan didalam ruang penyimpanan arsip statis (indoor), maupun dari lingkungan sekitar gedung penyimpanan arsip statis (outdoor) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penelitian ini berfokus pada khazanah arsip statis Bank Mandiri yang disimpan di ANRI. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis hasil penilaian kerusakan arsip kertas terutama pada jenis dan tingkat kerusakan serta ciri fisik arsip statis Bank Mandiri dan menganalisis hasil penilaian risiko kerusakan arsip kertas terutama pada potensi risiko bahaya yang mungkin terjadi pada ruang penyimpanan arsip (indoor) dan gedung penyimpanan arsip (outdoor). Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Adapun teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Pelaksanaan penilaian kerusakan arsip Bank Mandiri dengan cara kuantitatif dengan tahapan Persiapan, Penentuan dan Pengambilan Sampel, Penilaian, dan Perhitungan. Sedangkan untuk pelaksanaan penilaian risiko kerusakan arsip Bank Mandiri dengan cara kuantitatif dan kualitatif dengan cara Identifikasi Objek, Identifikasi Risiko, Analisis Risiko dan Rekomendasi Evaluasi Risiko. Hasil penilaian kerusakan arsip Bank Mandiri sebelum dilakukan preservasi arsip yaitu dengan membuat rekomendasi dari hasil penilaian kerusakan arsip berupa Nota Dinas yang diserahkan ke Direktur Preservasi dan unit kerja terkait untuk ditindaklanjuti dengan informasi berisi jumlah arsip rusak sedang dan rusak berat. Hasil penilaian tersebut dapat digunakan sebagai basis data dari kondisi fisik arsip statis Bank Mandiri selama di simpan dan menunjang kegiatan pengelolaan arsip statis di Deputi Bidang Konservasi Arsip, ANRI. Selain untuk mengetahui tingkat dan jenis kerusakan arsip, serta ciri fisik arsip, dari hasil penelitian ditemukan tanda khusus seperti Logo/Kop Surat, Tanda Tangan/Paraf, Stempel/Lak, dan Watermark/Emboss pada arsip statis Bank Mandiri untuk menunjang kegiatan autentikasi arsip statis. Hasil penilaian risiko kerusakan arsip Bank Mandiri sebelum dilakukan preservasi arsip yang dilakukan di lingkungan dalam gedung G lantai 4 (indoor) dan lingkungan luar gedung G (outdoor) menunjukkan bahwa nilai risiko pada ruang gedung G lantai 4 yaitu nilai risiko rendah (nilai <6) dan nilai risiko pada luar gedung G yaitu nilai risiko rendah (nilai <6) dan sedang (nilai <12). Nilai ini sesuai dengan kondisi ideal atau ekspektasi yang diharapkan dari depot penyimpanan arsip statis yang secara ideal mempunyai potensi bahaya serendah mungkin, sehingga dapat mengurangi kemungkinan bahaya kerusakan atau kehilangan pada khazanah arsip yang disimpan. Hasil penilaian tersebut dapat digunakan untuk menyusun kebijakan dan strategi preservasi arsip statis di ANRI dalam melakukan tindakan preservasi secara preventif maupun kuratif. Dengan penilaian risiko kerusakan arsip statis Bank Mandiri menunjukkan kebijakan baru mengenai teknis pelaksanaan penilaian risiko kerusakan arsip yang wajib dilakukan minimal 5 tahun sekali dan maksimal 10 tahun sekali. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, penulis memberikan rekomendasi sebagai berikut: 1. Penilaian kerusakan arsip dan penilaian risiko kerusakan arsip sebaiknya dilakukan saat proses appraisal yaitu sebelum proses penyerahan arsip ke ANRI untuk mengurangi potensi kerusakan. 2. Perlu komitmen dari pimpinan dan seluruh pegawai untuk sadar terhadap pentingnya kegiatan ini. 3. Sosialisasi secara berkala terhadap pemahaman penanganan arsip bagi pimpinan dan seluruh staf di lingkungan Deputi Bidang Konservasi Arsip untuk memilimalisir semua potensi bahaya. 4. Membuat strategi preservasi jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dalam rangka pelestarian arsip dan mengurangi resiko kerusakan arsip, yaitu dengan cara: Melakukan restorasi dan digitalisasi untuk arsip rusak sedang dan berat, serta pembatasan akses untuk arsip rusak berat. 5. Perlu tambahan SDM dalam melakukan penilaian kerusakan arsip kertas. 6. Melakukan penilaian kerusakan secara berkala dengan sampel jenuh untuk mengetahui perubahan kondisi dan dampak yang ditimbulkan. 7. Mewaspadai kenaikan potensi bahaya terhadap risiko indoor dari faktor hilang atau salah tempat dan faktor suhu yang tidak sesuai karena memiliki nilai risiko sedang (nilai <12). 8. Mewaspadai kenaikan potensi bahaya terhadap risiko outdoor dari kekuatan alam terutama hujan deras dan gempa karena memiliki nilai risiko tertinggi yaitu nilai 4. Namun masih tergolong nilai potensi risiko rendah (nilai <6).