MODEL DAFTAR INFORMASI TEMATIK DALAM MENDUKUNG KEGIATAN LAYANAN ARSIP INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Adapun tujuan penelitian adalah tersusunnya model daftar informasi tematik yang dapat digunakan dalam mendukung kegiatan layanan arsip inaktif di Arsip Nasional Republik Indonesia. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu metode observasi, metode wawancara, dan studi dokumentasi. Teknik Analisis data yang digunakan adalah analisis data kualitatif yang bersifat induktif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pencarian informasi arsip yang memiliki keterkaitan masalah yang sama menggunakan daftar arsip inaktif belum dapat dilakukan secara optimal. Hal ini dapat dilihat sebagai berikut: 1. Daftar arsip inaktif yang ada belum dikelompokkan berdasarkan keterkaitan masalah yang sama dan belum menggambarkan satu kesatuan informasi yang utuh. 2. Uraian informasi yang ada pada daftar arsip inaktif kurang detail dan kurang lengkap, sehingga harus dipastikan kembali dengan melihat fisik arsipnya secara langsung. 3. Sarana bantu penemuan kembali yang digunakan Unit Kearsipan ANRI dibedakan berdasarkan jenis dan media arsipnya. Sehingga untuk menemukan arsip dengan masalah yang sama secara utuh harus dilakukan pencarian secara berulang kali dari satu daftar ke daftar lainnya. 4. Kegiatan pengolahan informasi arsip yang menghasilkan daftar informasi tematik belum pernah dilakukan oleh Unit Kearsipan ANRI sesuai dengan amanah Peraturan ANRI Nomor 9 tahun 2018 tentang Pemeliharaan Arsip Dinamis. Kesimpulan dari hasil penelitian yaitu: 1. Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif yang dilakukan di Unit Kearsipan ANRI sudah cukup baik. Namun masih terdapat kendala terkait uraian informasi arsip pada daftar arsip yang kurang detail sesuai dengan fisik arsipnya. 2. Kegiatan pengolahan informasi arsip yang menghasilkan daftar informasi tematik belum pernah dilakukan oleh Unit Kearsipan ANRI karena pada peraturan belum secara detail menjelaskan mengenai teknis pengolahan informasi arsip. 3. Kegiatan layanan arsip inaktif yang dilakukan oleh Unit Kearsipan ANRI sudah berjalan cukup baik, namun belum dapat dilakukan secara utuh dan lengkap. Hal ini karena informasi arsip yang ada pada daftar arsip inaktif belum diolah dan dikelompokkan berdasarkan keterkaitan masalah. 4. Adapun model daftar informasi tematik yang digunakan dalam mendukung kegiatan layanan arsip inaktif di Unit Kearsipan ANRI dirumuskan berbentuk buku dengan menggunakan pendekatan gabungan antara naskah dan daftar arsip. Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis memberikan beberapa saran, antara lain: 1. Agar uraian informasi arsip yang dituangkan pada daftar arsip dapat lebih diperjelas dan diperdetail sesuai dengan fisik arsip yang disimpan. 2. Agar Unit Kearsipan mengajukan permohonan penambahan ruangan arsip usul musnah dan ruangan pencacahan arsip kepada Biro Umum sesuai dengan ketentuan pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. 3. Agar Unit Kearsipan melakukan kegiatan pengolahan informasi arsip yang kemudian menghasilkan daftar informasi tematik sesuai dengan amanah Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pemeliharaan Arsip Dinamis. 4. Agar Unit Kearsipan membuat daftar informasi tematik yang diolah berdasarkan tema-tema tertentu yang menggambarkan satu kesatuan informasi yang utuh. 5. Agar model daftar informasi tematik yang dirumuskan penulis dapat menjadi bahan pertimbangan untuk digunakan dalam mendukung kegiatan layanan arsip inaktif di Unit Kearsipan ANRI.