PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT ANRI

Penelitian ini berjudul "Pengelolaan Arsip Dinamis pada Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Arsip Nasional Republik Indonesia". Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif pada Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat. Metode penelitian menggunakan analisis kualitatif yaitu dengan cara penelitian yang menghasilkan data deskriptif analisis yang dinyatakan oleh informan baik secara tertulis maupun secara lisan. Penelitian ini menggunakan teori yang bersumber dari Peraturan dan Perundang-undangan maupun teori-teori yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan, akses dan layanan, sarana dan prasarana dan sumber daya manusia. Mulai dari pembuatan dan penerimaan arsip, proses pemberkasan arsip, pemberian kode klasifikasi arsip, pembuatan daftar arsip aktif, sampai dengan penyimpanan arsip. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif pada Biro perencanaan dan Hubungan Masyarakat ANRI telah dilaksanakan, namun masih ditemukan kekurangan pada aspek pemberkasan dan penyimpanan, akses layanan, sarana dan prasrana, dan sumber daya manusia. Hal ini dapat terlihat sebagai berikut: 1. Pada pemberkasan dan penyimpanan masih ditemukan kekurangan fitur pada sistem informasi kearsipan dinamis, selain itu klasifikasi arsip belum mencakup seluruh kegiatan yang berada pada Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat. Terdapat unsur yang belum masuk ke dalam format daftar arsip aktif dan pada pemberkasan masih ditemukan duplikasi arsip. 2. Prosedur akses layanan masih belum dilaksanakan dengan baik, penyajian arsip untuk kepentingan pengguna internal belum berdasarkan sistem klasifikasi arsip dan keamanan akses. 3. Pada sarana dan prasarana, Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat hanya memiliki dua filing cabinet, selain itu tidak terdapat rak arsip dan ruang penyimpanan berukuran cukup kecil. 4. Hanya terdapat dua arsiparis yang mengelola arsip dinamis aktif tetapu hanya satu arsiparis yang sudah tersertifikasi. Untuk itu penulis menyarankan: 1. Diperlukan penyempurnaan pada fitur sistem informasi kearsipan dinamis, selain itu perlu dilakukan sosialisasi terkait sistem informasi kearsipan dinamis kepada seluruh pejabat dan petugas (TU Pimp), serta diperlukan penambahan kode klasifikasi arsip. 2. Diperlukan penambahan satu tahapan setelah arsip diberkaskan yaitu pengecekan terhadap daftar dan fisik arsip. 3. Diperlukan internalisasi prosedur mendalam kepada seluruh pegawai sebagaimana yang tertera pada Standar Operasional Kegiatan Arsip nomor 17 tahun 2018 tentang pelayanan arsip aktif di Central file. 4. Diperlukan pengadaan filing cabinet dan rak arsip agar tidak terjadi penumpukan boks arsip. 5. Diperlukan penyesuaian luas ruangan penyimpanan arsip mengingat volume arsip yang tercipta di Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat cukup besar 6. Diperlukan penambahan sumber daya manusia kearsipan untuk menunjang kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif, baik melalui jalur penerimaan CPNS maupun melalui magang. 7. Diperlukan sertifikasi profesi terhadap arsiparis di lingkungan Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat agar dapat membentuk sosok Sumber Daya Manusia yang berkualitas di Lingkungan Kearsipan