Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Sekretariat Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis surat masuk dan surat keluar pada Kantor Sekretariat Jenderal Kementerian ESDM. Metode penulisan yang digunakan dalam penulisan ini adalah penulisan deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk mendeskripsikan kejadian atau fenomena sesuai dengan apa yang terjadi di lapangan Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penulisan, diketahui bahwa hasil penulisan menunjukan bahwa (1) Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kementerian ESDM dikelola secara elektronik menggunakan Sistem Aplikasi Naskah Dinas Elektronik ( NADINE) (2) Tahap pencatatan surat masuk, masih membutuhkan buku agenda untuk mencatat surat masuk yang berasal dari luar Kementerian. Sementara, untuk tahap pencatatan surat keluar, pelaksana menuliskan nomor surat pada excel dan buku agenda. Serta, dalam tahap pendistribusian surat keluar, masih terdapat surat yang harus tercetak (3) Pada tahap pencatatan sudah dapat dilakukan dengan baik dan tidak ditemukan lagi kendala. Simpulan penulisan ini adalah (1) Pengelolaan surat masuk dan surat keluar dikelola secara elektronik menggunakan Sistem Aplikasi Naskah Dinas Elektronik ( NADINE) (2) Pengelolaan surat masuk melalui Nadine memiliki tahapan mulai dari penerimaan, pencatatan, pengarahan, tindak lanjut. dan penyimpanan (3) Pengelolaan surat keluar melalui Nadine memiliki tahapan mulai dari pembuatan konsep surat, pemeriksaan berjenjang, persetujuan surat, diserahkan kepada tata usaha Kementerian, penyimpanan, dan pengiriman (4) Terdapat masalah dalam jaringan internet, penulisan kelengkapan perihal surat keluar dan sarana penyimpanan yang belum memadai. Saran yang dapat diberikan yaitu (1) Perlu adanya peningkatan kualitas jaringan internet untuk mengurangi gangguan jaringan, sehingga memperlancar proses pengelolaan surat secara elektronik (2) Perluasan tempat untuk menyimpan arsip fisik atau dapat dilakukan dengan cara pemeriksaan arsip-arsip yang sudah tidak aktif dan sudah habis masa retensinya, agar dapat dilakukan pemusnahan. Untuk dapat menghemat terkait tempat untuk menyimpan arsip (3) Perlu adanya kesatuan pemahaman antara staf pada kantor tersebut, dengan diadakannya sosialisasi terkait alur persuratan oleh pimpinan kantor.