PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA DIREKTORAT TINDAK PIDANA SIBER BARESKRIM POLRI

Penelitian ini berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif pada Direktorat Tindak Pidana Siber Bareskrim Polri. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif pada Direktorat Tindak Pidana Siber Bareskrim Polri. Metode Penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Metode pengumpulan data yang dilakukan yaitu telaah dokumen, observasi, wawancara. Penelitian ini menggunakan teori Johnson dan Kallaus, yang menekankan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif sebagai suatu sistem meliputi keseluruhan daur hidup arsip (life cycle of records) yaitu mulai dari Creation (penciptaan), Classification (pengklasifikasian), Storage (penyimpanan), Retrieval (penemuan kembali), Purging of retension (retensi), Transfer (pemindahan), Archival storage of disposition (penyimpanan arsip statis atau penyusutan). Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif pada Direktorat Tindak Pidana Siber sudah berjalan cukup baik namun masih ditemukan pada aspek penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan belum optimal. Hal ini dapat dilihat sebagai berikut: 1. Penciptaan arsip berjalan cukup baik, namun masih diketemukan dalam pembuatan naskah dinas masih kurang memahami format naskah dinas, dalam hal pengurusan surat, surat dikelompokkan berdasarkan derajat dan klasifikasi. Penomoran surat disesuaikan dengan jenis, klasifikasi dan Kode Klasifikasi Arsip (KKA). Dalam hal menentukan KKA, masih sering ditemukan penentuan KKA yang kurang tepat. 2. Penggunaan arsip sudah berjalan dengan cukup baik, hal ini dapat dijelaskan bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip dan layanan arsip dinamis berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Hal ini erat kaitannya dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik. Arsip dinamis aktif bersifat terbuka, tetapi Pencipta Arsip dapat menutup akses arsipnya. Polri belum memiliki pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, baru penyusunan saran dan masukan. Dalam hal layanan arsip, belum memiliki Standard Operating Procedure (SOP) tentang Peminjaman Arsip, tanpa adanya SOP tersebut tidak dapat mengukur mutu baku pelayanan arsip baik waktu dan output pelayanan arsip. Peminjaman masih secara lisan tidak dilakukan pencatatan dalam formulir peminjaman arsip. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif dalam pemberkasan sudah berjalan cukup baik, telah menggunakan klasifikasi arsip dengan sistem subyek/permasalahan dan geografis. Setelah arsip diberkaskan harus disusun Daftar Arsip Dinamis Aktif sebagai sarana temu kembali arsip. Dittipidsiber belum menyusun daftar arsip dinamis aktif, sarana prasarana penyimpanan arsip belum terdukung masih menggunakan map jepit, odner, tali rafia, dan lemari arsip. Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis menyarankan beberapa hal sebagai berikut: Untuk keseragaman dalam pembuatan naskah dinas perlu adanya sosialisasi Peraturan Kapolri Nomor 7 Tahun 2017 tentang Naskah Dinas dan Tata Persuratan Dinas pada lingkungan Polri dengan narasumber dari Setum Polri, dianggarkan setiap satu tahun sekali. Agar menindaklanjuti saran dan masukan Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip dan format Standard Operating Procedure (SOP) tentang Peminjaman Arsip serta Format Formulir Peminjaman Arsip diagendakan sosialisasi pengelolaan arsip dan Rakornis Setum Polri. Agar melaksanakan pemberkasan setelah arsip dinyatakan selesai kegiatan berdasarkan klasifikasi arsip dengan sistem subyek/permasalahan walaupun dalam implementasinya diperbolehkan menggunakan sistem geografis, numerik, alpabetis dan kronologis dan setiap unit kerja setelah melaksanakan pemberkasan agar menyusun daftar arsip aktif dan melaporkannya setiap 6 (enam) bulan sekali ke Urtu Dittipidsiber. Agar terwujudnya keseragaman dalam penyimpanan arsip, mengingat Polri organisasi yang besar dipergunakan sistem penyimpanan kombinasi. Dalam pemenuhan sarana prasarana agar Kasubagrenmin mengajukan permohonan kembali pengadaan sarana prasarana kearsipan seperti folder, guide dan filling cabinet pada tahun anggaran berikutnya. Dalam hal Sumber Daya Manusia, agar Kasubagrenmin mengajukan permohonan kembali permintaan penambahan personel PNS Golongan II. Koordinasi dengan Setum Polri mengusulkan keikutsertaan Dikjur kearsipan.