Model Pemindahan Arsip Inaktif Pada Unit Kearsipan DPR RI

Tujuan penelitian ini untuk mengidentifikasi aspek penyebab pelaksanaan pemindahan yang belum sesuai kaidah kearsipan, serta menyusun model pemindahan arsip inaktif. Teori yang digunakan didasarkan pada penggunaan Jadwal Retensi Arsip dan aspek pemindahan arsip inaktif pada Perka ANRI Nomor 37 Tahun 2016 Tentang Penyusutan Arsip yang terdiri dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip inaktif, dan penataan arsip inaktif. Metode dalam penelitian ini yaitu metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif (studi kasus). Pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, observasi, dan telaah dokumen. Penelitian ini mengungkap tiga aspek utama pemindahan arsip inaktif yang belum sejalan dengan kaidah kearsipan. Pertama, aspek penyeleksian arsip inaktif belum sesuai dengan JRA. Kedua, aspek pembuatan daftar arsip inaktif keterangan pada daftar arsip inaktif belum terisi rinci sesuai kaidah kearsipan. Ketiga, aspek penataan arsip inaktif belum tertatanya arsip inakif sesuai klasifikasi arsip dan penyimpanannya belum ditempatkan dalam folder dan boks arsip. Permasalahan tersebut disebabkan karena pedoman yang tersedia belum digunakan sebagai acuan dalam pemindahan arsip inaktif, terbatasnya kesadaran dan pemahaman pegawai di Unit Pengolah dalam mengelola arsip, belum meratanya sosialisasi dari Bagian Arsip kepada Unit Pengolah, serta belum meratanya prasarana seperti folder dan boks arsip di tiap ruang kerja Unit Pengolah. Permasalahan tersebut menimbulkan waktu temu kembali arsip cukup lama. Peneliti menyarankan agar Unit Kearsipan DPR RI melakukan pembaharuan standar dan prosedur pemindahan arsip inaktif. Sebagaimana hasil pembuatan model pemindahan arsip inaktif yang terdiri dari kegiatan menyeleksi arsip mengacu pada JRA dan daftar penyeleksian arsip inaktif; Menyeleksi arsip dari non arsip dan duplikasi berlebih; Memeriksa kelengkapan arsip inaktif yang akan dipindahkan; Membuat daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; Mengelompokkan fisik arsip inaktif; serta Menempatkan arsip inaktif ke folder dan boks arsip. Dengan adanya pengimplementasian model pemindahan arsip inaktif diharapkan dapat meningkatkan pelaksanaan kearsipan DPR RI, mewujudkan transparansi dan akuntabilitas organisasi, serta kemudahan temu kembali arsip agar publik dapat mengakses informasi yang diperlukan lebih mudah dan cepat.