PEMANFAATAN APLIKASI PENATAAN KEARSIPAN DALAM MENDUKUNG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA BIRO PERENCANAAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTAHANAN

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pemanfaatan aplikasi penataan kearsipan dalam mendukung pengelolaan arsip dinamis aktif di Biro Perencanaan dan Keuangan Setjen Kemhan. Penelitian ini menggunakan metode penelitian bersifat kualitatif, teknik pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Subjek penelitian ini adalah Aplikasi Penataan Kearsiapan, Hasil Penelitian ini menunjukkan bahwa manfaat teknologi informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan pengelolaan persuratan berbasis web pada aplikasi penataan kearsipan sangat efektif dan efisien, memudahkan dan mempercepat pekerjaan, fasilitas pencarian arsip dan menyajikan arsip lebih cepat dalam waktu yang singkat, penggunaan kertas (paperless), namun terdapat juga kelemahan dari aplikasi penataan kearsipan ini, aplikasi ini tidak dapat diakses selain di kantor karena penggunaan jaringan local areal network merupakan suatu jaringan komputer hanya mencakup wilayah local, sehingga tidak dapat diakses dimana saja. Tidak adanya fitur jadwal retensi arsip (JRA) pada aplikasi penataan kearsipan ini akan membebani ruang penyimpanan arsip. JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan arsip.Pengelolaan Arsip Elektronik memiliki 4 tahap, dimulai tahap penciptaan dan penyimpanan, tahap penggunaan dan distribusi, tahap pemeliharaan dan tahap disposisi, merupakan daur ulang pengelolaan arsip secara elektronik.