ANALISIS KEGIATAN PEMUSNAHAN ARSIP INAKTIF DI BAGIAN ARSIP SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

Pemusnahan arsip adalah proses pengurangan arsip yang tidak lagi berguna dengan penghancuran baik dalam bentuk fisik maupun informasi arsip. Kegiatan pemusnahan arsip di Bagian Arsip DPR RI dilakukan setahun sekali secara rutin, namun demikian penumpukan arsip inaktif masih terdapat di ruang penyimpanan arsip yang memakan tempat untuk arsip yang akan disimpan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip inaktif di Bagian Arsip Setjen DPR RI yang dilihat dalam 7 aspek, yaitu: pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah arsip, penilaian, permintaan persetujuan pemusnahan, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, kemudian pelaksanaan pemusnahan. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pemusnahan arsip di Bagian Arsip DPR RI sudah berjalan dengan baik. Meskipun dalam pelaksanaannya, kegiatan pemusnahan masih memiliki kendala seperti pada aspek pembentukan panitia dan penilaian arsip. Pembentukan panitia di Bagian Arsip tidak ditetapkan secara ganjil, selain itu tugas panitia merangkap seluruh kegiatan penyusutan. Kemudian dalam perihal penilaian, arsip yang dikategorikan musnah jumlahnya banyak bertambah dengan seiring berjalannya waktu. Hal ini mempengaruhi lamanya penilaian yang membuat jumlah arsip yang semakin hari semakin menumpuk memenuhi ruang penyimpan arsip arsip inaktif yang menyebabkan terdapat arsip tahun lama yang belum dilakukan penilaian. Dalam rangka optimalisasi pelaksanaan pemusnahan arsip di Bagian Arsip DPR RI, penelitian ini merekomendasikan, 1) pembentukan panitia dibuat khusus pada setiap kegiatan penyusutan arsip. Terlebih dengan ketentuan jumlah ganjil pada panitia diperlukan untuk mengantisipasi hal yang mengharuskan pengambilan keputusan dimasa mendatang. 2) panitia perlu dibentuk sesuai dengan kapasitas arsip musnah yang dimiliki di Bagian Arsip dan diperlukan gedung arsip sendiri untuk arsip yang lebih layak bagi arsip yang berjumlah banyak untuk menyimpan dan mengelola arsip.