EFEKTIVITAS SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI UNIT KEARSIPAN DINAS PENDIDIKAN KOTA DEPOK

Arsip merupakan bagian penting dari keberlangsungan kehidupan suatu instansi maka arsip harus dapat dilakukan pengelolaan yang baik. Namun masih ditemukannya permasalahan pada pengelolaan arsip yang ditemukan oleh peneliti di Dinas Pendidikan Kota Depok terkait dengan sistem penyimpanan yang dilakukan belum sesuai dengan prosedur, dan juga pada penemuan kembali arsip tersebut masih memerlukan waktu yang lama. Hal ini dapat menghambat kinerja dari setiap pegawai dan apabila masalah ini dibiarkan dapat mempengaruhi pelayanan publik. Sehingga penelitian ini penting dilakukan bertujuan untuk mengukur sejauhmana efektivitas sistem penyimpanan arsip yang diterapkan. Peneliti menggunakan metode deskriptif kualitatif, dimana pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan telaah dokumen. Pada pengukuran efektivitas yang dilakukan menggunakan empat indikator dari Tangkilisan(2005). Hasil penelitian menunjukkan bahwa belum efektifnya sistem penyimpanan arsip yang ada di Unit Kearsipan Dinas Pendidikan Kota Depok dikarenakan terdapat beberapa faktor penghambat yaitu;Pencapaian target ditemukan tidak adanya pedoman khusus dan sosialisasi,serta sistem penyimpanan yang digunakan belum dimplementasi secara merata. Kemampuan adaptasi terhadap ruang penyimpanan yang terbengkalai, tidak adanya penerapan sistem penyimpanan arsip eletronik. Kepuasan kerja ditemukan tidak adanya bimbingan teknis secara berkala, terbatasnya sarana dan prasarana untuk melakukan penyimpanan arsip. Tanggung jawab ditemukan terbatasnya kompetensi SDM dibidang kearsipan. Hasil rekomendasi yang diberikan oleh peneliti sebagai berikut: 1)Penyesuaian pada JRA dan Klasifikasi Arsip yang digunakan oleh Dinas Pendidikan Kota Depok, 2)Peningkatan Sosialisasi dan Pelatihan Kearsipan, 3)Peningkatan Infrastruktur dan Fasilitas Ruang Penyimpanan Arsip, 4)Pembuatan Daftar Arsip Aktif dan Kartu Kendali, 5)Peningkatan Kepatuhan terhadap standar kearsipan dan regulasi SPBE, 6)Penguatan Sumber Daya Manusia.